MANAJEMEN KEARSIPAN

MANAJEMEN KEARSIPAN

Yohannes Suraja

Prodi Sekretari ASMI Santa Maria Yogyakarta

Menurut Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Jadi manajemen (pengelolaan) kearsipan merupakan salah satu kegiatan penyelenggaraan kearsipan, di samping kebijakan dan pembinaan kearsipan.

A.    Manajemen Kearsipan

Manajemen kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan, pengorganisasian,  pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien (bandingkan http://oma.od.nih.gov/ ms/records/rmanagement.html). Undang-undang tentang Kearsipan tersebut mengelompokkan pengelolaan arsip menjadi dua yaitu pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis.

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip. Sedangkan pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi,  dan akses (pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik) dalam suatu sistem kearsipan.

B.        Tujuan Manajemen Kearsipan

Manajemen kearsipan dilakukan dengan tujuan sebagai berikut :

1.       Mendokumentasikan kebijakan dan transaksi organisasi dan perusahaan secara akurat dan lengkap.

2.       Mengendalikan jumlah dan kualitas arsip yang dihasilkan organisasi dan perusahaan.

3.       Menetapkan dan menjamin mekanisme kontrol berkenaan dengan penciptaan arsip dengan maksud untuk mencegah penciptaan yang tidak perlu, dan operasi organisasi/perusahaan yang efektif dan ekonomis/efisien.

4.       Menyederhanakan aktivitas, sistem, dan proses penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan arsip.

5.       Menjamin preservasi dan penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan.

6.       Menjamin perhatian dan pengarahan yang berkelanjutan terhadap arsip sejak awal penciptaan sampai dengan akhir penyusutan, serta menekankan  pencegahan terjadinya kertas kerja yang tidak perlu.

     (bandingkan http://oma.od.nih.gov/ms/records/rmanagement.html).

Menurut Undang-undang tentang Kearsipan yang membedakan dua macam pengelolaan arsip seperti tersebut di atas, dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip dinamis dilakukan dengan tujuan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan : andal, sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan dalam pedoman tata naskah. Selain itu pejabat atau orang yang bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip dinamis wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya. Jadi pada dasarnya tujuan pengelolaan arsip dinamis yaitu untuk menjamin ketersediaan, keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.

Sedangkan pengelolaan arsip statis dilaksanakan dengan tujuan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban bagi kehidupan berorganisasi, bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

C.    Fungsi-Fungsi Manajemen Kearsipan

Berdasarkan pengertian manajemen kearsipan di atas, dapat dikatakan bahwa fungsi-fungsi manajemen kearsipan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu fungsi manajemen dan fungsi operasional kearsipan.

1.       Fungsi-fungsi manajemen yang dimaksud antara lain yaitu perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan, penggerakan, dan pengawasan; yang dilakukan terhadap fungsi-fungsi operasional kearsipan, dalam pengelolaan arsip dinamis, termasuk arsip vital, dan pengelolaan arsip statis.

2.       Fungsi-fungsi pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan-kegiatan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.

3.       Kegiatan-kegiatan pengelolaan arsip vital terdiri dari identifikasi, pelindungan, pengamanan, penyelamatan dan pemulihan arsip.

4.       Sedangkan fungsi-fungsi pengelolaan arsip statis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses.

Fungsi-fungsi tersebut secara rinci akan dibahas lebih lanjut  pada bab-bab berikutnya.

D.   Sistem Kearsipan Organisasi

Untuk mencapai tujuan manajemen ataupun pengelolaan kearsipan  tersebut  di atas diperlukan penetapan dan pemeliharaan sistem ataupun teknik-teknik yang mendukung terwujudnya program manajemen kearsipan yang efektif  dan efisien. Perihal sistem kearsipan ini juga akan dibahas secara mendalam tersendiri.